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01

marzo

Organizando el papeleo en la era digital

No es sorpresa que en el mundo digital de hoy en día aún quede muchísima información cuyo principal medio o soporte para su tratamiento sea el papel. Desgraciadamente no hemos llegado aún a la tan buscada gestión sin papeles, a pesar de que desde hace tiempo contamos incluso con leyes que obligan, desde a la propia administración pública hasta a las empresas privadas, a digitalizar mucha de la información que manejan.

Hemos publicado en varios posts algunos tips para la organización personal, y en prácticamente la totalidad de ellos nos hemos centrado en el formato digital de la información, para implementar GTD en la nube, o bien gestionar la agenda con ayuda de algún calendario digital. Sin embargo, una de las mayores oportunidades de mejora en nuestra gestión personal se encuentra fuera de todo lo digital y más cerca de lo que podemos tocar.

No le restes importancia al papel y decide si quieres aplicar alguno de los tips que compartimos en este post y que pueden ayudarte a tener mejor control de la información en papel que manejas.

Centraliza los papeles

La información en papel nos puede llegar desde varios lugares y desde hace mucho tiempo se inventaron elementos como buzones de correo, casillas o bandejas de papel personalizadas que recogen y centralizan todos los envíos para un destinatario. El problema viene cuando, una vez recopilados los papeles que han llegado a nuestro buzón o elemento de entrada, no los procesamos inmediatamente. Un ejemplo clásico es el de las cartas que nos llegan a casa por correo pero no las abrimos y procesamos en el momento. Normalmente esas cartas suelen acabar apiladas en montones encima de alguna superficie plana o dentro de algún cajón que más tarde nunca abriremos. Para resolver este problema utiliza algún elemento que recopile todo ese material todavía sin procesar, por ejemplo una carpeta o sobre transparente para poder ver que hay elementos sin procesar. De esta forma sabrás que sólo tienes que mirar en un sitio para procesar el papeleo pendiente.

Tip extra: No dudes en llevar contigo otra carpeta transparente para poder ir recopilando los papeles que te llegan cuando estás fuera de casa o acabarán también distribuidos por tu mesa de trabajo, bolsos varios o mochilas.

Simplifica tu sistema de archivo

Está muy bien centralizar los papeles que llegan y están por procesar, pero, ¿Qué hacemos si ya hemos procesado la nota, carta, o papel en cuestión y queremos mantenerlo? Otra gran oportunidad que tenemos de mejora en nuestra gestión personal es el disponer de un sistema de archivo de papeles eficiente y fácil de usar.

Yo os recomiendo usar carpetas por cada tema que queráis archivar y después ordenar las carpetas de la A a la Z. Por ejemplo, la carpeta “Facturas” va en la F, la de los “Seguros” en la “S”. A veces tendremos la posibilidad de nombrar a las carpetas de varias formas distintas, pero normalmente no habrá más de dos o tres opciones, por lo que por ejemplo el manual de la impresora podrá estar en la M de “Manuales” o en la “I” de Impresora.

Tip extra: Utiliza una etiquetadora para poner nombres a las carpetas. De esta forma se leerán mejor cuando buscas una en particular.

Destruye o recicla todo lo que puedas destruir

En el momento que no destruyes algo, empieza a formar parte de un residuo sin procesar. Cada persona tiene un límite en la cantidad de residuos sin procesar que puede tolerar en su vida. Para algunos ese límite es cero, para otros pueden ser varios kilos de papel amontonados en algún lugar. La cuestión es que cuando cada persona llega a su límite, se produce una limpieza, reciclaje o destrucción del residuo en cuestión. Hay personas que hacen esta destrucción de papeles una vez al año o incluso con menor frecuencia. La recomendación aquí es destruir cuanto antes cualquier papel que ya hayamos procesado y no necesitemos archivar. De otra forma se convertirá en algo más que procesar que nos quitará atención mental y espacio físico.

Tip extra: Si aún no es seguro si debes o no destruir el papel en cuestión, también puedes digitalizarlo y archivarlo digitalmente. Al menos ahorras espacio físico.

Revisa y procesa periódicamente.

Tal y como veíamos en el repaso semanal, de nada sirve aparcar papeles en carpetas para procesar más tarde si no revisamos periódicamente esas carpetas. Si guardas cartas o cualquier documento que tengas que procesar en alguna carpeta, asegúrate que al menos una vez a la semana vacías esa carpeta para procesar todo lo que tenga.

Tip extra: Si no tienes el hábito del repaso semanal, ponte una alarma semanal para vaciar tus carpetas de papeles.

Fdo. Raúl García (@rull)

 

- Mar Saavedra, ,

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